Zeiterfassungspflicht nach dem BAG-Urteil: Was KMU jetzt brauchen

Die Zeiterfassungspflicht ist in Deutschland seit dem 13. September 2022 keine Zukunftsmusik mehr, sondern geltendes Recht — und trotzdem arbeiten viele kleine und mittlere Betriebe weiter mit Excel-Tabellen, Zettelwirtschaft oder gar nichts. Der Grund ist meist nicht Ignoranz, sondern Unsicherheit: Ein eigenes Gesetz mit klaren Vorgaben fehlt bis heute. Dieser Artikel sortiert, was tatsächlich verbindlich ist, was du daraus technisch ableiten musst und worauf du bei der Werkzeugwahl achten solltest.

Was das BAG wirklich entschieden hat

Der Ausgangspunkt ist der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022, Aktenzeichen 1 ABR 22/21. Verhandelt wurde eigentlich eine ganz andere Frage: Darf ein Betriebsrat die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung von sich aus durchsetzen? Die Antwort des BAG lautete nein — ein solches Initiativrecht besteht nicht.

Der eigentliche Sprengstoff steckt im ersten Leitsatz. Dort stellt das Gericht fest, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen. Das Gericht leitet diese Pflicht also nicht aus dem Arbeitszeitgesetz ab, sondern aus der allgemeinen Organisationspflicht des Arbeitsschutzgesetzes — europarechtskonform ausgelegt im Licht der EuGH-Entscheidung vom 14. Mai 2019 in der Sache C-55/18 („CCOO"), die von den Mitgliedstaaten ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der Arbeitszeit verlangt.

Praktische Folge: Die Pflicht gilt unmittelbar, unabhängig von Betriebsgröße, Branche oder Betriebsrat. Es gibt keine Übergangsfrist, auf die man sich berufen könnte.

Warum das ArbZG allein nicht ausreicht

Wer nur ins Arbeitszeitgesetz schaut, unterschätzt die Lage. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt lediglich, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen — also im Kern die Überstunden über acht Stunden hinaus — und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. § 3 ArbZG selbst deckelt die werktägliche Arbeitszeit auf acht Stunden, verlängerbar auf bis zu zehn Stunden, wenn im Schnitt über sechs Kalendermonate oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden.

Diese Norm ist enger als die Pflicht aus dem BAG-Beschluss. Nach dem Beschluss musst du Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen — nicht nur die Spitzen. Ein Referentenentwurf zur Novellierung des ArbZG liegt seit 2023 vor, in Kraft ist er nicht: Das ArbZG wurde zuletzt durch Art. 52 des Gesetzes vom 23.10.2024 geändert, eine neue Regelung zur elektronischen Zeiterfassung enthält es weiterhin nicht (Stand: August 2026). Bis dahin bleibt der BAG-Beschluss der Maßstab.

Und die Verstöße sind nicht folgenlos: § 22 ArbZG stellt fehlende oder falsche Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 als Ordnungswidrigkeit unter eine Geldbuße von bis zu 30.000 Euro. Hinzu kommt das praktische Risiko, in einem Streit um Überstunden ohne belastbare Aufzeichnungen dazustehen.

Die Mindestanforderungen an ein System

Aus EuGH-Rechtsprechung und BAG-Beschluss lässt sich ein nüchterner Anforderungskatalog ableiten:

• Beginn, Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit werden pro Person erfasst — Pausen sauber abgegrenzt.
• Objektiv und verlässlich: Einträge müssen nachvollziehbar sein, nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben.
• Zugänglich: Beschäftigte müssen ihre eigenen Zeiten einsehen können, die Aufsichtsbehörde muss sie vorgelegt bekommen.
• Aufbewahrung: mindestens zwei Jahre für die Nachweise nach § 16 Abs. 2 ArbZG.
• Datenschutz: Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Beschäftigtendaten. Sie brauchen ein Berechtigungskonzept, Löschfristen und — bei Verarbeitung durch Dritte — einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
• Mitbestimmung: Führst du ein elektronisches System ein, greift bei bestehendem Betriebsrat § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Das „Ob" der Erfassung ist Pflicht, das „Wie" mitbestimmungspflichtig.

Ausdrücklich nicht verlangt: eine bestimmte Software. Eine handschriftliche Liste kann formal genügen. Sie skaliert nur nicht — und ist im Streitfall schwach.

Warum Open Source hier besonders gut passt

Zeiterfassungsdaten sind ein Verhaltens- und Leistungsprofil in Reinform: Wer wann wie lange gearbeitet hat, an welchem Projekt, mit welcher Taktung. Genau diese Datenkategorie in ein US-SaaS-Tool zu geben, erzeugt vermeidbaren Aufwand — Drittlandtransfer, Transfer Impact Assessment, Diskussionen mit dem Betriebsrat.

Eine selbst betriebene oder in Deutschland gehostete Open-Source-Lösung dreht das Verhältnis um: Die Daten liegen in deiner Instanz, der Datenexport ist jederzeit möglich, und es gibt keinen Anbieter, der morgen sein Preismodell oder seinen Funktionsumfang umbaut. Kimai ist im deutschsprachigen Raum das etablierteste Werkzeug dieser Kategorie: Zeiterfassung per Timer im Browser und auf dem Smartphone, nachträgliche Korrektur oder Eintrag als Dauer, eine beliebig tiefe Struktur aus Kunden, Projekten und Tätigkeiten mit eigenen Stundensätzen und Budgets, Wochen-, Monats- und Projektauswertungen pro Person oder Team, exportierbar als CSV, XLSX und PDF. Aus den erfassten Zeiten lassen sich direkt Rechnungen mit eigenen Vorlagen und Nummernkreisen erzeugen.

Der Haken bei Open Source ist bekannt: Jemand muss die Instanz betreiben. Updates, Backups, TLS-Zertifikate, Monitoring, Datenbank — bei einem System, das rechtliche Nachweispflichten erfüllt, ist ein halbherziger Betrieb keine Option.

Managed Kimai bei AllAppsCloud

Genau diese Lücke schließt AllAppsCloud: Managed Open Source Hosting aus einem eigenen deutschen Rechenzentrum, betrieben von der Wodanio GmbH — kein Hyperscaler dahinter. Du bekommst eine managed Kimai-Instanz mit automatischen Backups, Updates und Monitoring; du legst Kunden, Projekte und Stundensätze an, um Betrieb und Verfügbarkeit kümmern wir uns. Für Agenturen, die eine modernere Oberfläche bevorzugen, steht mit solidtime eine zweite Zeiterfassung im Katalog, der insgesamt 33 Anwendungen umfasst — darunter Nextcloud für Dateien und Zusammenarbeit sowie Zammad für den Support. Den vollständigen Überblick findest du im App-Katalog.

Wichtig zur Einordnung: AllAppsCloud befindet sich in der Early-Access-Phase. Die Apps sind noch nicht allgemein verfügbar, der Zugang läuft über die Warteliste, und die ISO-27001-Zertifizierung befindet sich in der Zertifizierung. Wenn du beim Umzug aus Toggl, Clockify oder einer eigenen Kimai-Installation Unterstützung brauchst: In der Early-Access-Phase begleiten wir das direkt.

Ob eine konkrete Konfiguration den Anforderungen deines Betriebs und deiner Betriebsvereinbarung genügt, ist am Ende eine arbeitsrechtliche Frage, die dir keine Software abnimmt. Die technischen Voraussetzungen bringt Kimai mit.

Häufige Fragen

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Kleinbetriebe ohne Betriebsrat?

Ja. Das BAG leitet die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab, und diese Norm knüpft nicht an eine Mindestbetriebsgröße oder an das Bestehen eines Betriebsrats an. Ein Betriebsrat ist nur für das „Wie" relevant: Bei der Ausgestaltung eines elektronischen Systems greift dann § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Muss die Erfassung elektronisch erfolgen?

Nach aktueller Rechtslage nicht. Der BAG-Beschluss verlangt eine Erfassung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, schreibt aber kein Medium vor — Papier ist formal zulässig. Der Referentenentwurf zur ArbZG-Novelle sah eine grundsätzlich elektronische Aufzeichnung vor, ist aber nicht in Kraft (Stand: August 2026). Wer heute ein elektronisches System einführt, ist auf eine spätere Verschärfung vorbereitet.

Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?

§ 16 Abs. 2 ArbZG nennt eine Mindestaufbewahrung von zwei Jahren für die dort geforderten Nachweise. Aus steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Gründen können längere Fristen greifen, etwa wenn Zeitdaten Grundlage der Lohnabrechnung sind. Kläre die konkrete Frist mit deiner Steuerberatung ab und richte die Löschkonzepte danach aus, statt Daten unbegrenzt aufzubewahren.